Каталог товаров - справочник того, что вы продаёте. Он нужен не сам по себе, а чтобы позиции подставлялись в сделку, считались суммы и появлялась аналитика по продажам в разрезе товаров и услуг.
Зачем он нужен, даже если товаров мало
Частая ситуация: менеджеры пишут наименование в сделку руками. Через полгода в базе «Монтаж», «монтаж оборудования», «Монтаж (выезд)» - и посчитать, сколько заработали на монтаже, невозможно.
Каталог решает это тем, что позиция выбирается из списка, а не набирается. Из этого следует:
- суммы считаются автоматически, включая скидки и НДС;
- видно, что именно продано в каждой сделке;
- появляется аналитика по товарам и услугам;
- при наличии закупочных цен считается маржа;
- документы формируются с корректными позициями.
Это касается и услуг: их тоже стоит завести позициями.
Как устроен каталог
Разделы. Иерархия категорий - по направлениям, брендам, типам услуг.
Товары и услуги. Наименование, артикул, единица измерения, описание, фото, свои поля.
Характеристики и вариации. Размер, цвет, объём - и вариация под каждое сочетание. У вариации собственные цена и остаток.
Цены. Несколько типов: розница, опт, дилерская, закупочная. Клиенту подставляется своя.
Остатки. Из складского учёта или из 1С.
Наборы. Комплекты из нескольких позиций, которые продаются вместе.
Как это работает в сделке
Менеджер открывает сделку, начинает вводить название - система подсказывает позиции из каталога. Выбирает, указывает количество, сумма считается сама. Если подключён склад, рядом виден доступный остаток.
Цена подставляется по типу клиента: розничному - розничная, дилеру - дилерская. Скидка ограничена правами, чтобы менеджер не давал 30% по своему усмотрению.
Дальше из этих позиций формируются счёт и документы, а после оплаты - отгрузка.
Порядок в номенклатуре
Это главная работа, и она не техническая. Каталог, накопленный за годы, почти всегда требует чистки:
- Дубли. Одна позиция под тремя названиями - самая частая проблема.
- Единицы измерения. Штуки, метры, комплекты - и они должны совпадать с учётом.
- Характеристики вместо отдельных позиций. «Куртка синяя M» и «Куртка синяя L» лучше свести в одну позицию с вариациями, иначе отчёты по товару рассыпаются.
- Неактуальное. Позиции, которые не продавались два года, лучше архивировать, а не тащить.
- Названия по одному правилу. Чтобы поиск в сделке находил, а не заставлял вспоминать формулировку.
Эту работу делает ваш товаровед или снабженец - подрядчик не знает, какие позиции живые.