Задачи в Битрикс24 - это способ вывести поручения из мессенджеров и головы руководителя в место, где у каждой работы есть исполнитель, срок и результат. Ниже - как устроен таск-менеджер, какие есть режимы просмотра и что нужно, чтобы им реально пользовались.
Что не так с задачами в чате
Поручение, отданное в мессенджере, живёт до следующего сообщения. Через день его не найти, через неделю никто не помнит формулировку, а срок был «до конца недели» - и непонятно, какой.
Из этого растут все типичные конфликты: «я же просил», «мне никто не говорил», «я думал, это делает Саша». Спор неразрешим, потому что нет фиксации.
Задача в системе решает это тем, что у неё есть обязательные поля: кто отвечает, что должно получиться, к какому сроку. И история - кто когда что менял.
Из чего состоит задача
- Ответственный - один человек. Не отдел, не «все». Ответственность делится плохо.
- Соисполнители - те, кто работает вместе с ответственным.
- Наблюдатели - видят ход и получают уведомления, но не отвечают за результат.
- Срок - крайняя дата, плюс можно задать дату начала для планирования.
- Описание - что именно нужно сделать и что считается результатом.
- Чек-лист - разбивка на шаги с отметками, у каждого пункта может быть свой ответственный и файл.
- Подзадачи - когда работа крупная и её ведут разные люди.
- Файлы, теги, связь со сделкой или проектом.
Отдельно можно потребовать отчёт о результате: задача не закроется, пока исполнитель не напишет, что сделано.
Режимы просмотра
Одни и те же задачи смотрят по-разному, в зависимости от роли:
- Список - простой перечень с сортировкой и фильтрами. Базовый режим.
- Канбан - доска с колонками по стадиям работы. Удобен команде: видно, что в работе, что на проверке, что готово.
- Мой план - личный список на день, отсортированный по важности. Для исполнителя.
- Календарь - задачи на сетке дней, вместе со встречами.
- Диаграмма Ганта - сроки и зависимости на временной шкале. Нужна там, где задачи идут друг за другом и сдвиг одной двигает остальные.
Гант часто пытаются использовать везде - и зря. Он оправдан в проектах с зависимостями, а для потока текущих задач только мешает.
Проекты и группы
Когда задач много и они связаны общей целью, их собирают в проект. У проекта своя команда, свой канбан, свой чат и файлы. Права настраиваются отдельно: закрытый проект видят только участники.
Для работы с внешними людьми - подрядчиками, клиентами - есть коллабы: пространство, куда можно пустить человека без учётной записи сотрудника.
Автоматизация и шаблоны
Шаблоны задач - для работы, которая повторяется одинаково: онбординг сотрудника, подготовка мероприятия, стандартный монтаж. Из шаблона разворачивается набор задач с чек-листами и сроками.
Регулярные задачи - создаются по расписанию: еженедельный отчёт, ежемесячная сверка.
Роботы в задачах - действия по смене стадии на канбане: перевести на проверку и назначить руководителя, уведомить заказчика, поставить следующую задачу. Подробнее - на странице автоматизации задач.
Это то, что превращает таск-менеджер из списка дел в рабочий процесс.