Рабочая переписка содержит больше чувствительного, чем кажется: контакты клиентов, условия сделок, внутренние решения. Безопасность здесь - вопрос не столько технологий, сколько настроек и дисциплины.
Почему личные мессенджеры хуже
Основной риск в большинстве компаний не в системе, а в её отсутствии: менеджеры общаются с клиентами из личных аккаунтов.
Что это означает:
- переписка принадлежит сотруднику - при увольнении уходит с ним;
- компания не может отозвать доступ - к своим же клиентам;
- нет истории для компании - невозможно проверить, что обещали;
- нет контроля утечки - база клиентов лежит в телефоне, который могут потерять;
- нет соответствия требованиям по обработке персональных данных.
Перевод общения в рабочий мессенджер и контакт-центр закрывает всё перечисленное.
Права доступа
Внутри системы доступ регулируется на нескольких уровнях:
- чаты и группы - участник видит только те, где состоит;
- проекты - закрытый проект недоступен посторонним;
- коллабы - внешние участники видят только своё пространство;
- клиентские диалоги - по правам на CRM: свои клиенты, клиенты отдела, все;
- администратор - технически имеет широкий доступ, и круг администраторов стоит держать минимальным.
Последний пункт часто упускают: права администратора выдают «чтобы помогал», а потом забывают отозвать.
Что проговорить с командой
Граница между рабочим и личным - тема, которую лучше обсудить явно, чем оставить домысливанию.
Разумная и честная формулировка: переписка с клиентами - данные компании, к ним есть доступ по ролям. Личные чаты между сотрудниками руководителем не читаются.
Если этого не сказать, в команде возникнет предположение, что читают всё, - и рабочие вопросы уйдут обратно в личные мессенджеры, то есть ровно туда, откуда их выводили.