S
Задачи и проекты

Автоматизация задач

Роботы в задачах, шаблоны и регулярные задачи: как снять с руководителя роль будильника и сделать так, чтобы работа ставилась и двигалась сама.

3 мин чтения
Содержание

Автоматизация задач - это про то, чтобы работа ставилась, двигалась и напоминала о себе без участия руководителя. Не «умная система», а несколько правил, которые снимают повторяющиеся действия.

Что автоматизируют в задачах

Есть три инструмента, и они закрывают разные вещи.

Шаблоны задач. Заготовка для работы, которая повторяется одинаково: описание, чек-лист, срок, ответственный, подзадачи. Онбординг нового сотрудника - это десяток задач разным людям; из шаблона они разворачиваются одним действием.

Регулярные задачи. Создаются по расписанию: еженедельный отчёт, ежемесячная сверка с бухгалтерией, ежеквартальная инвентаризация. Задача появляется сама, с нужным исполнителем. Руководитель перестаёт быть будильником.

Роботы. Действия, привязанные к стадии на канбане задач. Задача перешла на «проверка» - робот назначил ответственного руководителя и уведомил заказчика. Перешла на «готово» - уведомил инициатора и закрыл связанную сделку.

Сценарии, которые окупаются первыми

  • Просрочка. Задача просрочена на день - уведомление руководителю. На три - эскалация выше. Без этого просрочки обнаруживаются на планёрке через неделю.
  • Проверка результата. Исполнитель закрыл задачу - она не исчезает, а уходит на стадию проверки к постановщику.
  • Задача из сделки. Сделка перешла на «оплачено» - автоматически ставится задача на отгрузку или монтаж, со ссылкой на клиента.
  • Онбординг. Принят сотрудник - развернулся набор задач: оформить, выдать доступы, назначить наставника, поставить встречу на конец испытательного.
  • Регулярная отчётность. Каждый понедельник задача «отчёт по продажам» с чек-листом, что в него входит.
  • Распределение входящих. Заявка от внутреннего заказчика попадает в очередь и уходит свободному исполнителю - подробнее в потоках.

Как это связано с CRM

Самая ценная автоматизация живёт на стыке: продажа закончилась - началось исполнение. Робот в сделке ставит задачу нужному отделу, задача ссылается на сделку, а её завершение возвращает статус обратно в карточку клиента.

Так закрывается разрыв, где менеджер продал, а производство узнало об этом через два дня из чата. Настраивается это в автоматизации CRM.

Где автоматизация вредит

Стоит сказать и об этом, потому что переусердствовать здесь легко:

  1. Автоматизировать беспорядок. Если процесс не описан и каждый делает по-своему, роботы просто ускорят хаос.
  2. Слишком много уведомлений. Когда система шлёт двадцать сообщений в день, их перестают читать - включая важные.
  3. Жёсткие сценарии. Процесс, который не допускает исключений, начинают обходить руками. Лучше оставить возможность отклониться, но зафиксировать это.
  4. Автоматизация ради галочки. Робот, который никто не заметил, - потраченное время на настройку и лишняя сущность в поддержке.

Правило простое: автоматизируем то, что делается одинаково и часто. Всё остальное - руками.

Порядок работы

  1. Выписать, что повторяется каждую неделю: кто, что и кому напоминает.
  2. Выбрать три-четыре сценария с самым очевидным эффектом.
  3. Настроить их и месяц последить, что не сломалось.
  4. Собрать шаблоны для типовых наборов задач.
  5. Добавить эскалацию просрочек - но с разумными порогами.
  6. Раз в квартал пересматривать: что перестало быть нужным, выключить.

Как мы это внедряем

Мы начинаем с описания того, что происходит сейчас: кто кому что напоминает и в какой момент работа встаёт. Из этого получается короткий список сценариев, а не «автоматизируем всё». Настраиваем, запускаем, через месяц смотрим, какие роботы реально сработали, а какие только шумят.

Частые вопросы

Чем робот в задачах отличается от бизнес-процесса?+

Робот - это одно действие на стадии канбана: перевести, назначить, уведомить, поставить следующую задачу. Бизнес-процесс - последовательность шагов с ветвлениями и согласованиями. Для большинства сценариев в задачах хватает роботов, к процессам переходят, когда появляются «если-то» и несколько согласующих.

Нужен ли программист?+

Нет. Роботы, шаблоны и регулярные задачи настраиваются в интерфейсе. Программист понадобится, только если действие должно уходить во внешнюю систему - тогда используется вебхук или своё приложение.

Что такое шаблон задачи и когда он оправдан?+

Это заготовка с описанием, чек-листом, сроком и ответственным. Оправдан, когда работа повторяется одинаково не реже раза в месяц: онбординг сотрудника, подготовка отгрузки, ежемесячная отчётность. Разовые задачи в шаблоны выносить не нужно.

Можно ли создавать задачи из сделок?+

Да, и это один из самых полезных сценариев. Робот в CRM ставит задачу при переходе сделки на стадию: подготовить договор, организовать доставку, выехать на монтаж. Задача создаётся со ссылкой на сделку, контекст не теряется.

С чего начать автоматизацию задач?+

С того, что вы повторяете каждую неделю руками. Обычно это три-четыре сценария: напомнить о просрочке, поставить регулярный отчёт, назначить проверку результата. Их и стоит автоматизировать первыми - эффект виден сразу, а риск сломать процесс минимальный.

Вопрос по теме

Ответим в мессенджере — быстрее, чем созвон

Два вопроса и контакт. Ответим по вашей ситуации, а не общими словами: что имеет смысл делать, сколько это займёт и сколько стоит.

  • Отвечает Герман, директор SAPETIA
  • Пн-Пт, 10:00-17:00 — обычно в течение двух часов
  • Без звонков-продаж и рассылок
Не хотите оставлять контакт — напишите нам сами →
Что нужно сделать?
Сколько человек будет работать в системе?
Куда ответить?

Ещё в разделе «Задачи и проекты»

Таск-менеджерЗадачи со сроками, ответственными и контролем исполнения.ПроектыГруппировка задач в проекты с правами доступа.СкрамСпринты, бэклог и оценка для гибких команд.AI в задачахПомощник ставит, распределяет и резюмирует задачи.Фокусировка вниманияРежим «мой план» - что делать прямо сейчас.Мобильные задачиЗадачи и контроль исполнения с телефона.
ПозвонитьРассчитать стоимость