Проект в Битрикс24 - это пространство, где собираются задачи под общей целью, вместе с командой, файлами, обсуждением и сроками. Он нужен там, где работа длится дольше пары дней и в ней участвует несколько человек.
Когда нужен проект, а когда хватит задач
Отдельные задачи хорошо работают для текущей работы: сделать, закрыть, забыть. Проект нужен, когда:
- работа идёт неделями или месяцами;
- участников несколько и у них разные роли;
- задачи зависят друг от друга по срокам;
- нужно отдельно считать бюджет, время или результат;
- нужно ограничить доступ - видят только участники.
Типичные примеры: внедрение системы у клиента, строительство объекта, запуск нового направления, переезд офиса, разработка продукта.
Что есть внутри проекта
Задачи проекта - в отдельном списке, со своим канбаном. Видно всю работу по проекту, а не вперемешку с остальной.
Команда и роли. Владелец, модераторы, участники. Права настраиваются: кто может создавать задачи, кто менять состав, кто только смотрит.
Чат проекта - обсуждение в одном месте, а не в личных переписках. Ключевое отличие от общего чата компании: контекст остаётся привязанным к работе.
Файлы - общая папка с документами проекта, с версионностью.
Календарь - встречи и вехи проекта.
База знаний - если у проекта есть свои регламенты и инструкции.
Режимы просмотра работы
- Канбан - по стадиям: в очереди, в работе, на проверке, готово. Основной режим для команды.
- Диаграмма Ганта - сроки и зависимости на шкале. Нужна там, где одна задача не может начаться, пока не закончилась другая.
- Список - для тех, кто просто хочет видеть всё.
- Календарь - когда важна не последовательность, а даты.
С Гантом стоит быть честным: он полезен только если кто-то реально поддерживает зависимости в актуальном виде. Иначе через две недели это устаревшая схема, по которой никто не принимает решений.
Права и закрытые проекты
Проект может быть открытым - виден всей компании, любой может зайти и посмотреть. Или закрытым - видят только участники, в поиске он не появляется.
Закрытые проекты нужны там, где обсуждаются условия, бюджеты или персональные вопросы. Открытые - там, где прозрачность полезнее: другие отделы видят, чем занята команда, и меньше дёргают вопросами.
Для внешних участников - подрядчиков, клиентов, экспертов - лучше использовать коллабы: человек получает доступ к конкретному пространству, а не к порталу компании.
Связь с продажами
Полезный сценарий для проектных компаний: сделка закрылась успешно - и из неё автоматически создаётся проект исполнения. В проект переносятся данные клиента, состав работ и сроки, назначается руководитель.
Так закрывается разрыв, из-за которого продажи обещают одно, а исполнение узнаёт об этом через неделю. Настраивается это роботом на финальной стадии сделки.