Переезд на новую систему управления задачами - момент, когда легко перевезти вместе с данными весь накопленный беспорядок. Ниже - что переносить, чего не переносить и как не растянуть переход на полгода.
Откуда обычно переезжают
- Trello, Asana, Kaiten - канбан-сервисы;
- Jira - если команда разработки уходит в общую систему;
- таблицы - самый частый случай в небольших компаниях;
- другой корпоративный портал;
- из ниоткуда - когда задачи жили в мессенджере, и переносить нечего.
Последний вариант встречается чаще, чем кажется, и он самый простой: не нужно ничего перевозить, нужно завести правила.
Что переносить
Переносим:
- активные задачи с исполнителями и сроками;
- текущие проекты и их структуру;
- шаблоны повторяющейся работы;
- важные описания и чек-листы.
Не переносим:
- закрытые задачи старше нескольких месяцев;
- проекты, которые давно не двигались;
- дубли и задачи без ответственного;
- переписку по задачам целиком - она обычно не переносится корректно.
Старая система оставляется в режиме чтения на два-три месяца. За это время становится ясно, нужен ли архив вообще - обычно в него заходят пару раз.
Что не перенесётся полностью
Стоит сказать заранее, чтобы не было разочарования:
- комментарии - переносятся частично или текстом без структуры;
- вложения - зависит от исходной системы и объёма;
- история изменений - как правило, не переносится;
- интеграции - настраиваются заново;
- автоматизации - логика переносится вручную, потому что механика другая.
Последнее - самое трудоёмкое. Правила автоматизации проще пересобрать, чем пытаться воспроизвести один в один.