RPA в Битрикс24 - это инструмент для сквозных процессов: работа, которая идёт по этапам через несколько отделов, ведётся карточками на доске, а система следит за сроками и передачей между участниками.
Что здесь понимается под RPA
Термин стоит уточнить, потому что он перегружен. Классический RPA на рынке - это программные роботы, имитирующие действия человека в чужих интерфейсах: открыть окно, скопировать значение, вставить в другую систему. Такой подход применяют там, где у систем нет API.
В Битрикс24 RPA означает другое: конструктор сквозных процессов, где работа движется по этапам, как сделка по воронке, но участвуют в ней разные отделы. Никакой имитации кликов - процесс живёт внутри портала.
Разница практическая. Если ваша задача - вытащить данные из старой программы без API, здесь этого не будет. Если задача - провести заявку через снабжение, бухгалтерию и склад, ничего не потеряв, это ровно тот инструмент.
Какие процессы на это ложатся
- Заявка на закупку - от потребности отдела до поставки и оприходования.
- Приём и оформление сотрудника - кадры, ИТ, безопасность, наставник.
- Согласование и подписание договора - с юристом, финансами и хранением оригинала.
- Обработка рекламации - фиксация, разбор, решение, компенсация, ответ клиенту.
- Запуск нового товара - закупка, фото, описание, размещение, цена.
- Заявка на ремонт или обслуживание - от заявки до акта.
Общее: работа проходит несколько отделов, на каждом этапе свой ответственный, и без системы она регулярно застревает между ними - в почте, чате или на чьём-то столе.
Как это устроено
Этапы. Процесс разбивается на стадии, у каждой свой ответственный или отдел. Работа видна на доске: сколько заявок на каком этапе.
Карточка. У каждой заявки свои поля - что нужно, сколько стоит, кто инициатор, какие файлы приложены. Поля можно сделать обязательными на конкретном этапе: нельзя передать дальше, пока не заполнено.
Автодействия. На переходе между этапами система ставит задачи, уведомляет следующего участника, создаёт документы.
Сроки. У каждого этапа своя норма времени. Превышение подсвечивается - и это главная ценность: видно не «процесс идёт долго», а на каком именно этапе он стоит.
Права. Каждый отдел видит и меняет только свою часть.
Что это даёт руководителю
До внедрения на вопрос «где заявка?» отвечают «уточню». Процесс на доске отвечает сразу: заявка третий день висит на согласовании у финансов, норматив - один день.
Из этого получается статистика, которой обычно нет:
- сколько заявок в работе прямо сейчас и на каких этапах;
- среднее время прохождения всего процесса;
- на каком этапе теряется больше всего времени;
- кто регулярно выбивается из нормативов.
Это база для улучшения процесса: становится видно, что сокращать.