Дизайнер бизнес-процессов - визуальный конструктор, в котором маршрут работы собирается из блоков: шаги, условия, согласования, автодействия. Это инструмент для процессов, которые сложнее одного действия и требуют участия нескольких человек.
Когда нужен именно процесс
Простые сценарии закрываются роботами: произошло событие - выполнилось действие. Дизайнер нужен, когда появляются условия и люди:
- заявку согласуют несколько человек, и порядок зависит от суммы;
- при отказе работа возвращается автору на доработку, а не умирает;
- на разных ветках маршрута работают разные отделы;
- нужен срок на решение, после которого заявка эскалируется выше;
- по итогам процесса создаются документы и записи в других разделах.
Проще говоря: если в описании процесса встречаются слова «если», «иначе» и «согласовать» - это бизнес-процесс.
Что из этого собирают чаще всего
- Согласование договора - юрист, финансист, директор, с возвратом на правки.
- Заявка на закупку - от потребности до утверждения бюджета.
- Отпуск и командировка - руководитель, кадры, автоматическая запись в календарь.
- Согласование скидки - маршрут зависит от размера.
- Приём сотрудника - оформление, доступы, наставник, задачи на испытательный срок.
- Обработка рекламации - фиксация, разбор, решение, ответ клиенту в срок.
- Служебная записка - вместо бумаги и почты.
Из чего состоит схема
Действия. Поставить задачу, отправить письмо или уведомление, изменить поле документа, создать элемент в CRM, сгенерировать документ по шаблону, приостановить процесс.
Условия. Ветвление по значению поля: сумма, отдел, тип заявки, результат предыдущего шага.
Согласования. Шаг, на котором процесс ждёт решения человека. Согласующий видит заявку и нажимает «утвердить» или «отклонить» с комментарием. Можно требовать согласия всех участников или достаточно одного.
Параллельные ветки. Когда несколько шагов идут одновременно - например, бухгалтерия и склад работают независимо.
Сроки и эскалация. Если ответа нет N часов - напоминание, потом передача выше.
Замещение. Кто согласует, когда основной участник недоступен.
Последние два пункта пропускают чаще всего - и именно из-за них процессы потом обходят вручную.
Где процессы запускаются
Бизнес-процесс можно привязать к разным сущностям:
- к элементу CRM - сделке, лиду, смарт-процессу;
- к документу на Диске - согласование файла;
- к элементу списка - универсальные списки как хранилище заявок;
- к задаче;
- живая лента - процесс запускается сотрудником вручную из меню.
Последний вариант - основа внутренних заявок: сотрудник выбирает «заявка на отпуск», заполняет форму, дальше всё идёт само.