Универсальные списки - это способ завести в портале собственную таблицу данных: справочник, реестр, журнал. Со своими полями, правами и возможностью запускать по записи бизнес-процесс.
Что это заменяет
Обычно - файл в общем доступе. У каждой компании есть несколько таких: реестр договоров, список оборудования, справочник поставщиков, журнал заявок, перечень объектов.
Проблемы у файлов всегда одинаковые:
- несколько версий, и непонятно, какая актуальная;
- редактируют одновременно, правки затираются;
- нет истории - кто и что изменил;
- права только на файл целиком: либо видно всё, либо ничего;
- никакой автоматизации - изменение строки ни к чему не приводит.
Список решает всё перечисленное, оставаясь такой же простой таблицей.
Что из этого делают
- Реестр договоров - номер, контрагент, сумма, срок действия, скан.
- Справочник оборудования - что где стоит, за кем закреплено, когда обслуживалось.
- Список объектов или точек - адреса, ответственные, особенности.
- Заявки и служебные записки - с запуском согласования.
- Справочники для полей CRM - причины отказа, категории клиентов, типы работ.
- Журнал инцидентов - что произошло, как решили.
Списки и бизнес-процессы
Главное, чем список отличается от таблицы, - по нему можно запустить процесс.
Схема простая: сотрудник добавляет запись - запускается маршрут согласования - результат записывается обратно в поля. Так на списках собирают внутренние заявки: служебные записки, запросы на технику, заявки на пропуск.
Плюс автоматика по срокам: например, за месяц до окончания договора из реестра создаётся задача ответственному.
В чём отличие универсальных списков от смарт-процессов
Их часто путают, а выбор влияет и на удобство работы, и на стоимость настройки.
- Стадии. Список - плоский реестр: запись создали, иногда правят, по этапам она не движется. У смарт-процесса есть воронка и канбан.
- Автоматизация. В списке она возможна через бизнес-процесс, запущенный по записи. В смарт-процессе роботы и триггеры висят прямо на стадиях.
- Связь с клиентом. Список живёт сам по себе, связь со сделкой или контактом заводится полем вручную. Смарт-процесс - часть CRM, история видна в карточке клиента.
- Отчётность. Список даёт фильтры и выгрузку; воронку и аналитику по стадиям строит только смарт-процесс.
- Скорость. Список заводится за час. Смарт-процесс нельзя собрать, пока в компании нет согласия, как процесс устроен.
Что выбрать: список - когда объект статичен (реестр договоров, каталог оборудования, справочник значений). Смарт-процесс - когда у объекта есть жизненный цикл: создан, в работе, на проверке, закрыт (заявка на монтаж, рекламация, договор на согласовании).
Практический признак: нужен ли канбан. Если хочется видеть записи по колонкам-стадиям - это смарт-процесс.