Хранение документов - тема, к которой возвращаются либо при проверке, либо после утечки. Разберём, как устроить его так, чтобы документы находились, а доступ к ним был ограничен разумно.
Две зоны хранения
Разделение простое и его стоит соблюдать.
Документы по клиенту или сделке - в карточке CRM. Договор, счёт, акт, техническое задание. Логика поиска: сначала находим клиента, потом его документы. Это соответствует тому, как человек вспоминает: «был договор с той компанией».
Общие документы - на Диске в структурированных папках. Шаблоны, регламенты, презентации, кадровые документы, внутренние акты.
Когда всё сваливается в одно место, теряется и то и другое.
Права доступа
Основная работа. Практическая раскладка, которая подходит большинству компаний:
| Что | Кто видит |
|---|---|
| Шаблоны и презентации | Вся компания, правка у ответственного |
| Регламенты отдела | Отдел, правка у руководителя |
| Договоры с клиентами | Ответственный менеджер и руководитель |
| Кадровые документы | Кадры и руководитель |
| Финансовые документы | Финансы и директор |
| Учредительные документы | Директор и юрист |
Ключевой принцип - доступ по необходимости, а не по умолчанию. Общая папка «Документы» с доступом для всех сотрудников - это и риск утечки, и несоответствие требованиям к обработке персональных данных.
Версии и актуальность
Версионность решает вопрос «кто удалил пункт из договора» и позволяет вернуться к предыдущей редакции.
Но она не решает другую проблему - устаревшие документы. Регламент двухлетней давности, лежащий рядом с актуальным, рано или поздно кто-то использует.
Практика:
- у каждого документа есть владелец;
- в шаблонах указана дата последней проверки;
- раз в год - ревизия с удалением устаревшего;
- старые редакции убираются в архив, а не лежат в рабочей папке.