Согласования - это процесс, который в большинстве компаний устроен через переписку и поэтому занимает недели. Перевод его в маршрут сокращает срок в разы, причём без изменения самой процедуры.
Что происходит без системы
Менеджер отправляет договор юристу в мессенджер. Тот отвечает через день. Дальше финансисту - ещё день, если не забыл. Директору - через приёмную. Каждый шаг требует напоминаний, а на вопрос «где договор» никто не может ответить сразу.
При этом непонятно, где реально теряется время. Все уверены, что тормозит кто-то другой.
Как выглядит маршрут
- Сотрудник подаёт заявку по форме - с обязательными полями, чтобы не переспрашивать.
- Заявка уходит первому согласующему с уведомлением.
- Он утверждает или отклоняет кнопкой, с комментарием.
- При отказе - возврат автору на доработку.
- При утверждении - следующий шаг маршрута, возможно с условием.
- По завершении - автоматические действия: запись в системе, задача, документ.
- Вся история решений сохраняется.
Сотруднику не нужно никому напоминать: за это отвечают сроки и эскалация.
Что через это проводят
- Договоры - юрист, финансы, руководитель.
- Скидки - маршрут зависит от размера.
- Закупки - от потребности до утверждения бюджета.
- Отпуска и командировки - руководитель и кадры, см. HR.
- Служебные записки - вместо бумаги и почты.
- Платежи - согласование расхода до оплаты.
- Приём сотрудника - руководитель, кадры, безопасность.
Три вещи, которые определяют результат
Сроки на каждом шаге. Без них маршрут просто повторяет прежнюю медлительность в электронном виде. С нормативом видно, кто выбивается, и появляется основание для разговора.
Замещения. Отпуск согласующего не должен останавливать процесс. Это самая частая причина, по которой люди возвращаются к согласованию в обход системы.
Сценарий отказа. Что происходит с отклонённой заявкой - возврат автору, уведомление, возможность исправить и отправить снова. Забывают почти всегда, а сталкиваются на первой же неделе.