Кадровый документооборот в Битрикс24 - это про то, чтобы заявления, согласования и ознакомления перестали ходить по кабинетам. Ниже - что реально можно перевести в электронный вид белорусской компании, а где остаётся бумага.
Что обычно болит
Кадровые процессы почти везде устроены одинаково и одинаково медленно:
- заявление на отпуск пишется на бумаге и неделю ищет руководителя;
- никто не знает, кто в отпуске на следующей неделе, пока не спросит кадровика;
- ознакомление с приказом - это обход сотрудников с листом подписей;
- справка запрашивается в мессенджере и теряется среди других сообщений;
- документы лежат в шкафу, и найти нужный - отдельная задача.
Основная потеря здесь не в бумаге, а во времени согласования и в отсутствии прозрачности.
Что можно перевести в систему
Заявки сотрудников. Отпуск, отгул, командировка, справка, изменение данных. Сотрудник заполняет форму, маршрут ведёт её к руководителю и кадрам.
Согласования. С заменами на время отпуска согласующего - без этого процесс встаёт.
Ознакомление с документами. Локальные акты и регламенты выкладываются в базу знаний, сотруднику ставится задача ознакомиться, факт фиксируется с датой.
График отсутствий. Согласованный отпуск попадает в календарь, и видно, кто когда отсутствует.
Хранение. Документы по сотруднику - в защищённом разделе с ограниченным доступом.
Адаптация и увольнение. Наборы задач по шаблону: оформить, выдать доступы, вернуть технику, отозвать доступы.
Юридическая сторона: честно
Здесь важно не обещать лишнего.
Кадровые отношения в Беларуси регулируются Трудовым кодексом, а электронный документ и ЭЦП - законом № 113-З. Требования к форме ряда кадровых документов и к порядку ознакомления работника установлены законодательством, и не всё из этого допускает электронную форму или требует определённого вида подписи.
Функциональность КЭДО в Битрикс24 разрабатывалась прежде всего под российское регулирование. Поэтому:
- какие именно документы вы вправе перевести в электронный вид - определяет ваш юрист или кадровик, а не подрядчик;
- какой вид подписи нужен для каждого документа - тот же вопрос;
- что работает без оговорок - процесс вокруг документа: подача, согласование, уведомление, фиксация, хранение.
На практике даже при сохранении бумажного оригинала эффект заметный: согласование, которое занимало неделю, укладывается в день, а кадровик перестаёт быть узким местом.