Шаблоны документов убирают из работы менеджера ручное заполнение: счёт, договор или акт формируются из карточки сделки с уже подставленными реквизитами, позициями и суммами.
Что это меняет
Ручное составление документов - источник двух постоянных проблем.
Время. Менеджер копирует реквизиты из письма, переносит позиции из переписки, считает сумму. Пятнадцать минут на документ, десять документов в неделю.
Ошибки. Опечатка в УНП, устаревший адрес, неверная сумма прописью, забытый пункт в договоре. Обнаруживает это бухгалтерия или, хуже, клиент.
Шаблон закрывает оба: данные подставляются из карточки, считать ничего не нужно.
Что можно формировать
- Счёт - с реквизитами, позициями, суммой прописью.
- Договор - типовой, с подстановкой сторон и предмета.
- Коммерческое предложение - с позициями и ценами из сделки.
- Акт выполненных работ и накладная.
- Спецификация - когда позиций много.
- Внутренние документы - служебные записки, заявки.
Все они привязываются к сделке и остаются в её истории: через год видно, что именно отправляли клиенту.
Откуда берутся данные
Из карточек CRM: реквизиты компании, контактное лицо, позиции сделки, суммы, скидки, сроки. Плюс ваши собственные поля - если в договоре нужен объект, номер заказа или условия доставки, они заводятся полями и подставляются.
Отсюда практическое следствие: качество документов равно качеству данных. Пустое поле «УНП» в карточке даст пустое место в договоре. Поэтому перед настройкой шаблонов обычно приходится навести порядок в карточках - какие поля обязательны и кто их заполняет.
Разные шаблоны вместо одного универсального
Частая ошибка - сделать один договор на все случаи с примечаниями «ненужное удалить». Экономия на настройке оборачивается ошибками: удалить забывают.
Правильнее завести отдельные шаблоны под реальные ситуации: поставка и услуги, юрлицо и физлицо, предоплата и постоплата. Менеджер выбирает нужный, а не редактирует универсальный.