Диск - файловое хранилище портала: документы компании, файлы проектов и сделок, личные рабочие папки сотрудников. Ключевое отличие от обычного облака - права, версии и связь с остальной работой.
Проблема, которую решает
Файлы в компании обычно живут в трёх местах одновременно: сетевая папка в офисе, личные облака сотрудников и почта. Из этого следуют знакомые вещи:
- актуальная версия договора - у того, кто последним правил;
- шаблон КП есть у трёх человек, и все разные;
- при увольнении файлы остаются в личном облаке;
- вне офиса доступа к сетевой папке нет;
- права только на папку целиком, и обычно «доступно всем».
Диск переводит это в управляемое состояние: файл лежит в одном месте, права заданы, версии сохраняются, доступ работает откуда угодно.
Как устроен
Общий диск компании. Папки по отделам и назначению, с правами доступа на каждую.
Диски групп и проектов. Файлы привязаны к работе - материалы проекта лежат в проекте, а не в общей куче.
Мой диск. Личное рабочее пространство сотрудника.
Файлы в CRM. Документы по сделке хранятся в её карточке - договор находится через клиента, а не через папки.
Версии. История изменений с возможностью откатиться.
Синхронизация с компьютером. Папка на диске машины, файлы правятся привычными программами.
Внешние ссылки. Файл можно отдать наружу ссылкой с ограничением по сроку.
Права: главное, ради чего это делается
На каждую папку настраивается уровень доступа: чтение, редактирование, полный доступ. Практическая раскладка обычно такая:
- общие шаблоны - чтение всем, правка у ответственного;
- документы отдела - только сотрудникам отдела;
- кадровые документы - только кадрам и руководителю;
- договоры - руководителям направлений и юристу;
- архив - чтение узкому кругу.
Это не бюрократия. Данные клиентов и сотрудников по закону № 99-З должны быть доступны только тем, кому необходимо, а «папка Документы для всей компании» этому прямо противоречит.
Перенос из личных облаков
Самая сложная часть - не техническая. Сотрудники годами хранят рабочие файлы в личных аккаунтах, и просьба перенести воспринимается как лишняя работа.
Что помогает:
- Начать с общего. Шаблоны, регламенты, презентации - то, чем пользуются все.
- Не переносить всё. Половина архива не открывалась годами.
- Включить синхронизацию. Если папка на компьютере работает как раньше, сопротивление меньше.
- Задать структуру заранее. Иначе перенос воспроизведёт беспорядок в новом месте.
- Назвать дату, после которой актуальными считаются только файлы на Диске.