Совместная работа в Битрикс24 - это внутренняя часть системы: то, чем сотрудники пользуются каждый день независимо от продаж. Чат и лента, задачи, документы, календарь, база знаний, структура компании.
Какую проблему это решает
Инструменты для внутренней работы у компании обычно уже есть, просто они разрозненные: переписка в одном мессенджере, файлы в другом облаке, задачи в таблице, регламенты в почте у кадровика.
Из-за этого:
- никто не знает, где актуальная версия документа;
- новичок входит в курс дела месяцами, потому что знания в головах;
- обсуждение решения невозможно найти через полгода;
- при увольнении вместе с человеком уходит вся его переписка и файлы;
- половина рабочего дня уходит на поиск информации и переспрашивание.
Портал не изобретает новые инструменты - он их связывает. Обсуждение привязано к задаче, задача к проекту, документ к клиенту.
Из чего это состоит
Мессенджер - рабочая переписка, личная и групповая, с историей и поиском.
Лента новостей - объявления компании, обсуждения, опросы. То, что раньше рассылали письмом «всем».
Задачи и проекты - поручения с ответственными и сроками.
Диск - файлы компании с правами доступа и версиями.
Документы онлайн - совместное редактирование без пересылки версий.
Календарь - встречи, бронирование переговорных, отпуска.
База знаний - регламенты и инструкции в структурированном виде.
Структура компании - кто где работает и кому подчиняется.
Профиль сотрудника - контакты, должность, зона ответственности.
Онлайн-доски - совместное обсуждение схем и идей.
HR и кадры - найм, адаптация, отсутствия.
Что реально меняется в работе
Новичок выходит на работу быстрее. Структура компании показывает, к кому идти с вопросом. База знаний отвечает на половину вопросов без людей. Задачи адаптации разворачиваются из шаблона.
Информация перестаёт быть личной. Переписка по проекту в проекте, а не в личке. Документ на диске, а не в почте у одного человека. При увольнении сотрудника ничего не пропадает.
Меньше встреч. Часть вопросов, ради которых собирали планёрку, решается в комментариях к задаче.
Видно, кто чем занят. Не для слежки, а чтобы не грузить перегруженного и не искать, кто свободен.
Порядок внедрения
Главная ошибка - включить всё сразу. Портал с двадцатью разделами в первый день гарантированно вызовет отторжение.
Рабочий порядок:
- Структура и профили. Люди, отделы, руководители. Это база для прав и уведомлений.
- Задачи. Самый очевидный эффект и самая понятная выгода для сотрудника.
- Диск и документы. Перенести то, что сейчас в личных облаках.
- Чат и лента. Только после первых трёх - иначе портал воспринимается как «ещё один мессенджер».
- База знаний. Когда появилось, что в неё складывать.
- Календарь, HR, доски - по мере надобности.
Между шагами нужен зазор в несколько недель, чтобы предыдущее стало привычкой.