Профиль сотрудника - карточка человека в системе: контакты, должность, отдел, зона ответственности. Инструмент простой, но он закрывает вопрос, на который в компаниях уходит удивительно много времени.
Вопрос «а к кому с этим идти»
В компании до двадцати человек его не существует - все знают всех. Дальше он появляется и растёт: новичок не знает, кто оформляет договоры; сотрудник из другого офиса не знает, кто отвечает за закупки; после реорганизации никто не уверен, к кому теперь обращаться.
Обычно это решается через посредника: спрашивают у коллеги, коллега у своего руководителя, ответ приходит через час. Умножьте на количество таких вопросов в день.
Профиль вместе со структурой компании отвечает на него сразу.
Что в нём есть
- Контакты - рабочий телефон, добавочный, почта, мессенджер;
- Должность и отдел - с привязкой к структуре;
- Руководитель - и подчинённые, если есть;
- Зона ответственности - что человек делает на самом деле;
- Замещение - кто исполняет обязанности в отсутствие;
- Фотография - в распределённой команде полезнее, чем кажется;
- График работы и часовой пояс, если офисы разные.
Должность против зоны ответственности
Здесь основная практическая ценность, и её обычно упускают.
Запись «ведущий специалист отдела развития» не говорит ничего человеку из соседнего отдела. Запись «оформляет договоры поставки и согласует условия с юристом» - говорит всё.
Поэтому в профиле стоит заводить не только должность из штатного расписания, но и описание задач простыми словами. Заполняет это руководитель отдела - он знает, чем реально занят человек.