Календарь в Битрикс24 закрывает планирование времени: встречи, переговорные, отсутствия. Пользы от него ровно столько, сколько людей его действительно ведут, - поэтому начнём с этого.
Условие, без которого не работает
Календарь - редкий инструмент, который бесполезен наполовину. Если половина команды не отмечает встречи, планировщик показывает свободное время у человека, который занят, и вся механика ломается.
Поэтому внедрение календаря - это в первую очередь договорённость: встречи ставим в календарь, отсутствия отмечаем. Только после этого имеет смысл говорить о функциях.
Что есть
Личный календарь. Свои встречи и дела сотрудника.
Календари подразделений. Общие мероприятия, планёрки, дежурства.
Календарь компании. Праздники, корпоративные события, важные даты.
Планировщик. Подбор времени по занятости участников: свободные окна видно сразу.
Ресурсы. Переговорные, оборудование, служебный автомобиль - бронируются вместе со встречей.
Приглашения. Участники получают уведомление и подтверждают участие. Видно, кто придёт.
Напоминания. Заранее, за настраиваемое время.
Синхронизация. С мобильными календарями и приложением.
Связь с остальной работой
Видеозвонки. Онлайн-встреча создаётся вместе с событием, участники получают ссылку в приглашении.
Встречи в CRM. Переговоры с клиентом привязываются к сделке и остаются в истории вместе со звонками и письмами.
Задачи. Задачи со сроками отображаются в календаре - видно не только встречи, но и реальную загрузку дня.
Отпуска. Согласованное через заявку отсутствие попадает в календарь автоматически. Это снимает вопрос «а кто на следующей неделе на месте».
Онлайн-запись. Расписание специалистов строится из их календарей - занятое время закрывается для записи.
Переговорные
Мелочь, которая экономит нервы. Переговорная заводится ресурсом, и при планировании встречи бронируется вместе со временем. Занятая комната не предлагается.
Если переговорных несколько, стоит вывести расписание на экран у входа или хотя бы сделать доступным по ссылке - это снимает большинство конфликтов.