Собрания - самый дорогой инструмент компании: час планёрки с восемью участниками стоит восемь человеко-часов. Смысл в том, чтобы этот час заканчивался решениями, а не ощущением обсуждения.
Что обычно не так
Три проблемы, знакомые всем:
Нет повестки. Собрались, начали с текучки, час ушёл на первый вопрос, остальные не обсудили.
Нет итогов. Разошлись, каждый запомнил своё. Через неделю выясняется, что двое поняли решение по-разному, а третий не считал, что ему что-то поручено.
Нет необходимости. Половина регулярных встреч существует по инерции: собираются, потому что вторник.
Инструменты решают первые две, третью решает руководитель.
Как это организуется
Повестка заранее. Список вопросов в описании встречи, разосланный с приглашением. Участники приходят подготовленными, а не начинают думать на месте.
Событие в календаре. С подбором времени по занятости и бронированием переговорной.
Видеосвязь, если часть участников не в офисе.
Итоги. Решения фиксируются - в комментарии к событию, в чате или в базе знаний, если они важны надолго.
Задачи. Каждое решение с исполнителем превращается в задачу со сроком - в тот же день, а не потом.
Последний пункт и есть главный. Всё остальное - обвязка вокруг него.
Регулярные планёрки
Для повторяющихся встреч работает шаблон: одна и та же структура повестки, одни и те же участники, событие создаётся по расписанию.
Типовая структура короткой планёрки:
- Что сделано с прошлой встречи - по задачам, а не по рассказам.
- Что мешает - только то, что требует решения.
- Что делаем до следующей.
Пятнадцать минут вместо часа, потому что обсуждается не всё подряд, а изменения и препятствия.