Структура компании в Битрикс24 - не картинка для презентации, а рабочий механизм. От неё зависят права доступа, маршруты согласований, отчёты и большая часть автоматизации.
Почему это первое, что настраивают
Кажется, что структура - вопрос оформления, и её можно заполнить когда-нибудь потом. На практике без неё не работает следующее:
- Права доступа. «Менеджер видит сделки своего отдела» - система должна знать, где чей отдел.
- Согласования. Маршрут «на руководителя» требует знать, кто чей руководитель.
- Отчёты. Разрез по подразделениям невозможен без подразделений.
- Уведомления. Эскалация просрочки «выше по иерархии» - это про структуру.
- Замещения. Кто согласует, пока начальник в отпуске.
Поэтому структура настраивается до всего остального, а не после.
Что в ней есть
Подразделения. Иерархия отделов и групп с любой вложенностью.
Руководители. У каждого подразделения свой - именно на это поле опирается автоматика.
Сотрудники. Привязка к отделу, должность, возможность состоять в нескольких подразделениях.
Замещения. Кто исполняет обязанности на время отсутствия.
Визуальная схема. Наглядная карта, кто где работает, - полезна новичкам больше, чем кажется.
Формальная структура против реальной
Здесь главная развилка, и её стоит осознать до настройки.
Штатное расписание отражает юридическое подчинение. Реальная работа часто устроена иначе: заявки согласует не формальный начальник, а тот, кто разбирается; специалист числится в одном отделе, а работает в проекте другого.
Система использует структуру для процессов. Значит, заводить нужно то, как работа идёт на самом деле. Если это расходится со штатным расписанием - это нормально, кадровый учёт всё равно ведётся в другой системе.
Структура для новичка
Отдельная польза, которую обычно не планируют. Новый сотрудник в компании из пятидесяти человек первые недели тратит время на вопрос «а к кому с этим идти».
Схема с профилями отвечает на него без людей: видно отделы, руководителей и зоны ответственности. Если в профилях указано, кто чем занимается, - ещё лучше.