Розничная компания, продаёт в двух странах. Товар один, а валюта расчёта зависит от того, куда едет заказ и как клиент платит. Ассортимент в заказе — от трёх до тридцати позиций.
Задача была маленькая и раздражающая: при смене валюты доставки менеджер пересчитывал каждую позицию заказа вручную. На калькуляторе. По курсу из таблицы.
Мы взялись, хотя проект на неделю работы — не то, ради чего обычно зовут подрядчика. Но именно такие задачи чаще всего и живут в компании годами, потому что «ну это же мелочь».
Как это было устроено
Каталог вёлся в одной валюте. Когда заказ уходил в другую страну, менеджер менял валюту доставки и оплаты — и дальше руками приводил состав заказа в соответствие.
Курс был свой, не биржевой: компания закладывала в него запас и меняла раз в период. Жил он в отдельной таблице, о которой знали все, но открывали не всегда.
Дальше — арифметика. Позиция за позицией: взять цену, умножить, округлить по своему правилу, вписать. Тридцать позиций — тридцать умножений и тридцать шансов ошибиться.
Из чего складывалась проблема
Ручной пересчёт занимал время. Не катастрофическое — минут пять-семь на заказ. Но заказов таких было несколько в день, и это ежедневная механическая работа, которую никто не любит.
Ошибки доходили до клиента. Пересчёт на калькуляторе даёт ошибки — это не про квалификацию, а про природу задачи. Ошибка всплывала в счёте, то есть уже на стороне клиента. Дальше — извинения и исправленный документ.
Курс использовали неактуальный. Таблицу открывали не каждый раз. Иногда считали по вчерашнему курсу, потому что он ещё помнился.
Правило округления жило в головах. У разных менеджеров получались слегка разные суммы на одинаковых заказах.
Во что это обходилось
Времени — немного, если считать в часах. Но эта задача из тех, что портят день: механическая, требующая внимания, повторяющаяся.
А вот ошибки в счетах обходились дороже, чем кажется. Каждая — это переписка, исправленный документ и небольшой удар по доверию. В рознице, где клиент выбирает между несколькими продавцами, ошибка в сумме читается как несерьёзность.
Отдельно — расхождения между менеджерами. Когда два клиента получают разные суммы за одинаковый заказ, объяснить это невозможно.
Что мы сделали
Решение простое, и это тот случай, когда простое и есть правильное.
Завели курс в системе. Один источник правды вместо таблицы: курс компании задан в Битрикс24 и меняется в одном месте. Правило округления зафиксировано там же.
Собрали бизнес-процесс на смену валюты. Менеджер меняет валюту доставки или оплаты в сделке — процесс пересчитывает все товарные позиции по курсу компании и подставляет новые суммы. Весь состав заказа, сколько бы в нём ни было строк, за одно действие.
Учли обратный сценарий. Если валюту меняют назад — пересчёт идёт корректно, а не накладывается вторым слоем на уже пересчитанные суммы. Это была единственная по-настоящему нетривиальная часть: наивная реализация здесь ломается на второй смене валюты.
Оставили возможность правки. Менеджер может поправить сумму вручную, если случай нестандартный. Автоматика не должна запирать человека — иначе процесс начнут обходить.
Чего это стоило
Около 12 часов и неделя календарно, с учётом согласований и проверки.
Технически сложности почти не было. Единственное, где пришлось подумать, — повторные смены валюты и частичные изменения состава заказа после пересчёта. Первый вариант процесса на этом ломался, нашли на тестах.
Дольше всего согласовывали правило округления. Оказалось, что в компании нет единого ответа: кто-то округлял вверх, кто-то до десятых. Пришлось выбрать одно и договориться, что теперь так.
Что из этого вынести
Этот кейс мы держим на сайте специально, как противовес большим проектам.
Обычно в портфолио показывают внушительное: интеграции на сотни часов, кастомные системы. Из-за этого складывается впечатление, что автоматизация — это всегда долго и дорого, а мелкие раздражители не стоят обращения к подрядчику.
Тут неделя работы убрала ежедневную ручную операцию и целый класс ошибок в документах. Такие задачи есть почти в каждой компании, и они годами не решаются просто потому, что кажутся слишком мелкими, чтобы о них говорить.
Если у вас есть операция, которую сотрудник делает руками каждый день и каждый раз одинаково, — почти наверняка её можно убрать. И почти наверняка это дешевле, чем вы думаете.