Оптовый поставщик стройматериалов. Склад, отдел продаж, бухгалтерия. 1С стоит давно и делает свою работу, Битрикс24 поставили под продажи года полтора назад.
Формально всё было. Фактически менеджер, разговаривая с клиентом, не знал, есть ли товар на складе, — и узнавал это в мессенджере у кладовщика.
Как это было устроено
Схема, которую мы видим чаще всего в опте.
Клиент звонит или пишет, менеджер заводит сделку в Битрикс24. Собирает состав заказа — по памяти и по прайсу, потому что остатков в CRM нет. Чтобы подтвердить наличие, пишет на склад. Кладовщик открывает 1С, смотрит, отвечает. Иногда через минуту, иногда через полчаса — он не сидит у монитора.
Дальше менеджер заводит того же клиента в 1С, чтобы выставить счёт. Вручную: название, реквизиты, УНП, состав заказа. Второй раз то же самое.
Оплату отслеживала бухгалтерия. Менеджер узнавал о ней, когда спрашивал.
Из чего складывалась проблема
Остаток был недоступен там, где он нужен. Не то чтобы данных не было — они были, в 1С, у другого человека. Просто не в том месте и не в тот момент.
Двойной ввод. Каждый заказ заводился дважды. Помимо потраченного времени это давало расхождения: в CRM клиент «ООО Ромашка», в 1С «Ромашка ООО», реквизиты набраны заново и с опечаткой.
Не было резерва. Два менеджера могли пообещать одну и ту же партию двум клиентам. Обнаруживалось на отгрузке. Дальше — звонок с извинениями и сдвиг сроков.
Оплаты приходили с задержкой. Сделка в CRM висела на стадии «выставлен счёт», хотя деньги пришли позавчера. Менеджер напоминал об оплате клиенту, который уже заплатил.
Во что это обходилось
Самая заметная потеря — скорость ответа. В опте клиент обычно спрашивает у нескольких поставщиков сразу. Тот, кто отвечает «есть, отгружаем завтра» через две минуты, выигрывает у того, кто отвечает через сорок. Компания регулярно оказывалась вторым.
Вторая — обещания, которые нельзя выполнить. Менеджер, не видящий остатка, называет сроки наугад. Иногда угадывает. Когда не угадывает, платит репутацией.
Третья, менее очевидная: время кладовщика. Он отвечал на вопросы об остатках весь день. Это не его работа, но она занимала её заметную часть.
Что мы сделали
Проект без изысков. Ровно тот случай, когда штатных средств достаточно и придумывать ничего не надо.
Настроили двусторонний обмен. Номенклатура, характеристики, цены и остатки едут из 1С в Битрикс24. Контрагенты и заказы — из CRM в 1С. Договорились об источнике правды заранее: по товарам главная 1С, по клиентам — CRM.
Вывели остатки в карточку сделки. Менеджер подбирает позиции и видит доступное количество прямо там. Вопрос к складу отпал.
Включили резерв. Товар в сделке резервируется: остаток уменьшается, но списывается только при отгрузке. Продать одну партию дважды больше нельзя. Если сделка провалена, резерв снимается сам.
Связали оплаты со стадиями. Проведённая в 1С оплата возвращается в CRM и переводит сделку на следующую стадию, а менеджеру ставится задача на отгрузку. Ручная сверка ушла.
Настроили счета из карточки. Счёт формируется в сделке и появляется в 1С с тем же номером. Второй раз клиента заводить не нужно.
Чего это стоило
Около 40 часов, три недели.
Техническая часть заняла меньше половины. Основное время ушло на подготовку данных, и об этом стоит сказать честно, потому что так почти всегда.
В базе 1С за годы накопились дубли контрагентов: одна компания под двумя-тремя записями, с разными реквизитами. Если запустить обмен как есть, дубли переедут в CRM и начнут размножаться — теперь уже с двух сторон. Чистку делал заказчик, мы подготовили список кандидатов и правила.
Второе — номенклатура. Часть позиций различалась только написанием, часть не продавалась несколько лет. Договорились переносить активный ассортимент, остальное оставить в 1С.
Третье — единицы измерения. Мелочь, которая ломает обмен: в одном месте штуки, в другом упаковки, коэффициенты не заданы. Разбирали вручную.
Что из этого вынести
Обмен 1С и Битрикс24 — задача с готовым решением. Модуль есть, он работает, настраивается за несколько дней. Поэтому кажется, что весь проект — это несколько дней.
На практике две трети времени уходит на порядок в справочниках. И это неустранимо: обмен не чинит данные, он их переносит. Если в 1С три записи одного клиента, после интеграции их станет три и в CRM.
Хорошая новость в том, что эта работа делается один раз. Плохая — сделать её за вас подрядчик не может: какие позиции живые, а какие остались с позапрошлого сезона, знает только ваш товаровед.